Términos y Condiciones

Bienvenido a Polarix CRM LLC. Al acceder o usar nuestros servicios, usted (el “Cliente”) acepta estos Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo con alguno de ellos, por favor no utilice nuestros servicios.

1. PARTES Y DATOS DE LA EMPRESA

Nombre legal: Polarix CRM LLC
Nombre comercial / marca: Polarix CRM
Dirección: 11800 Pine Avenue, Fort Myers, FL 33905, EE.UU.
EIN: 41-3183485

Correo de contacto: [email protected]

Sirio web: https://polarixcrm.com

2. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

Al acceder o usar nuestros servicios, usted (el “Cliente”) acepta estos Términos de manera irrevocable.
El uso continuado de la plataforma, la creación de cuenta o el pago implican su aceptación.

El Cliente declara que tiene capacidad legal para contratar en nombre propio o de su empresa, y que es mayor de edad según la legislación aplicable.

3. OBJETO DEL CONTRATO

Estos Términos regulan la relación entre Polarix CRM LLC y el Cliente respecto al uso de los servicios ofrecidos, que pueden incluir (según plan contratado):

- Herramientas de automatización y CRM

- Integración de canales de comunicación

- Inteligencia artificial

- Cursos, asesorías y soporte

Polarix CRM LLC se reserva el derecho de modificar, suspender o cancelar los servicios (o partes de ellos) en cualquier momento, notificando al Cliente conforme a la ley aplicable.

3.1 Entrega del servicio

El servicio es digital. El acceso a la plataforma y funcionalidades contratadas se habilitará una vez confirmado el pago. No se envían productos físicos.

4. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

El Cliente se compromete a:

- Usar los servicios de forma lícita, ética y de acuerdo con estos términos.

- No utilizar los servicios para actividades fraudulentas, ilegales, ofensivas o que violen derechos de terceros.

- Mantener la confidencialidad de su cuenta y responder por las actividades realizadas bajo ella.

- Proporcionar toda la información y documentos necesarios para la correcta prestación del servicio.

- Cumplir con las obligaciones de pago según el plan contratado, incluyendo cargos recurrentes, adicionales e impuestos.

- Si aplica implementación o asesorías, seguir instrucciones y completar tareas asignadas.

5. OBLIGACIONES DE POLARIX CRM

Polarix CRM LLC se compromete a:

- Prestar los servicios con diligencia, profesionalismo y buena fe.

- Brindar soporte técnico y atención al Cliente según lo definido en cada plan.

- Ser transparente sobre precios, cargos adicionales, modalidades de suscripción, renovaciones automáticas y política de cancelación.

- Mantener la confidencialidad de los datos del Cliente y cumplir con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

- Notificar al Cliente sobre interrupciones del servicio, mantenimiento, actualizaciones importantes y cambios de funcionalidades.

6. GARANTÍAS

- Polarix CRM LLC podrá ofrecer garantías específicas según el servicio contratado.

- Las garantías no cubren situaciones derivadas de incumplimiento del Cliente.

- Para hacer valer cualquier garantía, el Cliente deberá notificarlo por el canal estipulado dentro del plazo correspondiente.

7. PROPIEDAD INTELECTUAL DE AUTOMATIZACIONES, WORKFLOWS Y FRAMEWORK

Todos los workflows, flujogramas, procesos, automatizaciones, configuraciones, estructuras de CRM, arquitecturas de embudos, integraciones, lógica operativa y know-how desarrollados dentro de la plataforma forman parte de la propiedad intelectual de Polarix CRM LLC.

Muchas de estas arquitecturas forman parte del sistema propietario Polarix SCALE System™, desarrollado por Polarix CRM LLC como framework de infraestructura de crecimiento empresarial.

El Cliente recibe únicamente una licencia limitada de uso mientras mantenga activa su suscripción a la plataforma.

En caso de cancelación del servicio, dicha licencia cesará automáticamente.

La información del Cliente, incluyendo contactos, bases de datos, documentos y datos cargados en la plataforma, sigue siendo propiedad exclusiva del Cliente, quien mantiene todos los derechos sobre dicha información.

7.1 Restricción de Ingeniería Inversa y Replicación del Sistema

El Cliente reconoce que la plataforma Polarix CRM, incluyendo sus arquitecturas de automatización, estructuras de CRM, workflows, pipelines comerciales, prompts de inteligencia artificial, integraciones, metodologías operativas y configuraciones del sistema forman parte de la propiedad intelectual de Polarix CRM LLC.

Estas configuraciones pueden formar parte del framework propietario Polarix SCALE System™, desarrollado por Polarix CRM LLC como infraestructura tecnológica y metodológica para la gestión y crecimiento empresarial.

En consecuencia, el Cliente se compromete a no realizar ni permitir:

- Ingeniería inversa

- Copia o reproducción del sistema

- Replicación de workflows o arquitecturas

- Reproducción de metodologías o estructuras del sistema

- Uso del sistema para desarrollar plataformas competidoras

- Transferencia del sistema a terceros fuera del entorno autorizado de Polarix CRM.

Asimismo, el Cliente se compromete a no utilizar la información, configuraciones o metodologías obtenidas a través de la plataforma para recrear sistemas similares en otras plataformas o infraestructuras tecnológicas.

El acceso a estas configuraciones se concede únicamente como parte de una licencia de uso limitada mientras el Cliente mantenga activa su suscripción a Polarix CRM.

Cualquier uso fuera de dicha licencia constituirá una violación de los derechos de propiedad intelectual de Polarix CRM LLC.

8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

- Polarix CRM LLC no garantiza que el servicio sea ininterrumpido o libre de errores, pero mantendrá estándares razonables.

- No será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos o perjuicios similares.

- La responsabilidad total de Polarix CRM LLC no excederá el monto efectivamente pagado por el Cliente en los últimos tres meses.

8.1 Servicios subyacentes y terceros

- Polarix CRM actúa como proveedor del servicio digital ofrecido, pero no controla directamente la infraestructura, servidores, programación o disponibilidad de la plataforma subyacente.

- El Cliente reconoce que pueden ocurrir interrupciones, errores o fallas técnicas fuera del control de Polarix CRM LLC.

- En consecuencia, Polarix CRM LLC no será responsable por interrupciones, pérdidas de acceso o errores causados por la infraestructura o servicios subyacentes, siempre que Polarix CRM LLC haga esfuerzos razonables para brindar soporte y mantener la continuidad del servicio.

9. CONFIDENCIALIDAD

- Polarix CRM LLC tratará los datos del Cliente conforme a la Política de Privacidad.

- El Cliente autoriza el uso de sus datos para operaciones del servicio, facturación y soporte.

- Para fines de marketing, el Cliente tendrá siempre opción de negarse.

10. USO DE LA PLATAFORMA PARA TERCEROS

Si el Cliente utiliza los servicios para prestar servicios a terceros (reventa, integración o rebranding), es responsable de garantizar que sus términos y políticas con esos terceros sean adecuados y legales, y que no infrinjan estos Términos ni la ley aplicable.

11. MODIFICACIONES

Polarix CRM LLC puede modificar estos Términos en cualquier momento.
Las modificaciones entrarán en vigor en la fecha publicada en la plataforma/web.
El uso continuado del servicio implica aceptación de las modificaciones.

12. PRECIO, FACTURACIÓN, PAGOS Y SUSCRIPCIONES

- Los precios y planes se definen en el sitio web o contrato.

- Las suscripciones son mensuales o anuales y se renuevan automáticamente.

12.1 CANCELACIÓN DE SUSCRIPCIÓN

Para cancelar la suscripción, el Cliente debe enviar un correo con al menos un mes de antelación a [email protected], siendo este el único canal oficial para recibir solicitudes de cancelación. Cualquier otro medio no será admitido.
La cancelación se hará efectiva al finalizar el periodo de suscripción vigente.

12.2 POLÍTICA DE REEMBOLSOS

Todas las suscripciones son no reembolsables una vez pagadas. El Cliente reconoce que al aceptar estos términos y realizar el pago, renuncia a cualquier reembolso por el periodo contratado. Esta política aplica para todas las modalidades de suscripción.

12.3 PROCESAMIENTO DE PAGOS CON STRIPE

Para gestionar pagos usamos Stripe como proveedor externo.
Stripe puede recopilar información personal del Cliente (nombre, correo, datos de facturación, método de pago, dirección IP, información de transacciones) para:

- Autorizar y procesar pagos

- Prevenir fraude

- Cumplir obligaciones legales

- Garantizar seguridad de las transacciones

Para más información: https://stripe.com/es-us/privacy

12.4 DISPUTAS Y CONTRACARGOS (Chargebacks)

Antes de iniciar un contracargo ante su entidad bancaria o emisor de tarjeta, el Cliente se compromete a contactar a [email protected] con al menos 5 días hábiles de anticipación, describiendo el motivo de su inconformidad y permitiendo a Polarix CRM LLC analizar y resolver la situación.

a) Proceso obligatorio previo: El Cliente reconoce que la apertura de un contracargo sin haber agotado previamente el canal de resolución directa con Polarix CRM LLC constituye un incumplimiento de estos Términos.

b) Consecuencias del contracargo sin notificación previa: En caso de que el Cliente inicie un contracargo sin haber seguido el proceso establecido en esta cláusula, Polarix CRM LLC quedará facultado para:

- Disputar el contracargo ante Stripe y la red de tarjetas correspondiente, aportando como evidencia estos Términos aceptados por el Cliente, el historial de consumo de Wallet, registros de acceso a la plataforma y cualquier comunicación relevante.

- Suspender de forma inmediata el acceso del Cliente a la plataforma y sus funcionalidades mientras el contracargo esté activo.

- Reportar el comportamiento al procesador de pagos (Stripe) como parte del proceso de disputa, lo cual puede resultar en restricciones al método de pago del Cliente según las políticas internas de Stripe.

- Iniciar acciones de recuperación por los costos administrativos y operativos generados por el contracargo, incluyendo las comisiones que Stripe aplica por disputas.

c) Evidencia y aceptación: El Cliente reconoce que al aceptar estos Términos y utilizar la plataforma, Polarix CRM LLC dispone de registros auditables de: recargas de Wallet, consumo de créditos, accesos al sistema, automatizaciones ejecutadas y comunicaciones enviadas. Dicha información podrá ser utilizada como evidencia en caso de disputa.

d) Contracargos fraudulentos: Un contracargo iniciado por un Cliente que ha utilizado los servicios de la plataforma y consumido créditos de Wallet será considerado un contracargo fraudulento. En estos casos, Polarix CRM LLC se reserva el derecho de ejercer todas las acciones legales disponibles conforme a las leyes del Estado de Florida, EE.UU.

e) Costos por chargeback: Stripe aplica una tarifa por cada disputa de contracargo procesada. Dicho costo será trasladado al Cliente en caso de que el contracargo sea resuelto a favor de Polarix CRM LLC.

13. JURISDICCIÓN Y LEY APLICABLE

Este contrato se regirá por las leyes del Estado de Florida, EE.UU.
Cualquier disputa será resuelta en los tribunales competentes de Miami-Dade County, Florida, salvo disposición legal en contrario.

14. DISPOSICIONES GENERALES

- Este contrato es el acuerdo completo entre el Cliente y Polarix CRM LLC.
- Si alguna cláusula es inválida, las demás seguirán vigentes.

- Polarix CRM LLC puede ceder derechos u obligaciones a terceros, siempre que no afecte derechos básicos del Cliente.

- Notificaciones legales se harán mediante los canales definidos (correo, plataforma, etc.).

15.SERVICIOS DE TERCEROS

Polarix CRM puede integrarse con servicios y plataformas de terceros, incluyendo, entre otros, proveedores de mensajería, plataformas de redes sociales, servicios de inteligencia artificial, servicios de correo electrónico, telefonía y otras APIs externas.

El Cliente reconoce que dichos servicios son operados por terceros y están sujetos a sus propios términos y políticas.

Polarix CRM no será responsable por fallos, interrupciones, limitaciones, cambios en políticas, suspensiones o cancelaciones de cuentas realizadas por dichos proveedores externos.

16. USO DE WHATSAPP Y POLIETICAS DE META

El Cliente es el único responsable del uso que realice de los canales de mensajería integrados en la plataforma, incluyendo WhatsApp Business y WhatsApp Business API.

El Cliente declara conocer y cumplir con las políticas establecidas por Meta Platforms Inc. y WhatsApp, incluyendo aquellas relacionadas con el envío de mensajes, consentimiento de los contactos y contenido permitido.

Polarix CRM no será responsable por bloqueos, suspensiones o limitaciones aplicadas por Meta o WhatsApp, incluyendo la suspensión de números de teléfono o cuentas comerciales, cuando estas medidas sean consecuencia del incumplimiento de dichas políticas por parte del Cliente.

17. WALLET, CRÉDITOS Y CONSUMO DE SERVICIOS

Algunas funcionalidades de la plataforma pueden depender del consumo de créditos o del saldo disponible en la billetera digital (Wallet) del Cliente.

En caso de que el Cliente no disponga de saldo suficiente, ciertas funcionalidades, envíos de mensajes, llamadas, procesos automatizados o servicios de inteligencia artificial podrán pausarse, limitarse o desactivarse automáticamente.

Polarix CRM no será responsable por interrupciones en el funcionamiento de automatizaciones o comunicaciones derivadas de la falta de saldo en la Wallet del Cliente.

Polarix SCALE System™ es una marca y framework propietario de Polarix CRM LLC.

17.1 REEMBOLSOS DE CRÉDITOS DE WALLET (Non-Complimentary Credits)

Los créditos adquiridos mediante recarga de Wallet (créditos no complementarios) están sujetos a la siguiente política:

a) Créditos utilizados: Los créditos de Wallet consumidos en mensajes, llamadas, números de teléfono, servicios de inteligencia artificial u otras funcionalidades de la plataforma no son reembolsables bajo ninguna circunstancia, dado que dichos consumos generan costos reales en proveedores de infraestructura (Twilio, Mailgun y otros).

b) Saldo no utilizado: En caso de que el Cliente solicite la cancelación de su cuenta y tenga saldo disponible en su Wallet, Polarix CRM LLC podrá, a su sola discreción, procesar un reembolso parcial equivalente al saldo no consumido, sujeto a las siguientes condiciones:

- La solicitud debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la cancelación, al correo [email protected]

- El reembolso se procesará únicamente sobre el saldo disponible al momento de la solicitud, no sobre el monto originalmente recargado.

- Stripe, como procesador de pago, retiene la comisión de transacción original sin importar si el reembolso es total o parcial. Dicha comisión no será restituida por Polarix CRM LLC.

- El reembolso se realizará al mismo método de pago utilizado en la recarga original. No se emiten reembolsos en efectivo, transferencia bancaria u otro medio diferente al original.

- Los tiempos de acreditación dependen del banco emisor del Cliente y pueden tomar entre 5 y 10 días hábiles.

c) Créditos complementarios: Los créditos otorgados de forma gratuita (complementarios, de cortesía o promocionales) no tienen valor monetario y no son reembolsables bajo ningún concepto.

d) Límite de reembolso: En ningún caso el reembolso procesado superará el saldo disponible en el Wallet al momento de la solicitud. Polarix CRM LLC no será responsable por reembolsos emitidos que superen dicho saldo ni por los costos derivados de reconciliaciones contables causadas por solicitudes incorrectas del Cliente.

18. PROCESAMIENTO DE PAGOS Y TRANSACCIONES

Los pagos realizados dentro de la plataforma Polarix CRM son procesados a través de proveedores externos, incluyendo, entre otros, Stripe.

El Cliente reconoce que estos proveedores aplican sus propios sistemas de validación, seguridad y prevención de fraude.

En caso de múltiples intentos fallidos de cobro, transacciones rechazadas, o comportamiento considerado de riesgo por parte del proveedor de pagos, podrán generarse:

- Bloqueos temporales o permanentes de transacciones

- Restricciones en el procesamiento de pagos

- Limitaciones o suspensión de la cuenta de procesamiento

Polarix CRM no será responsable por decisiones tomadas por el proveedor de pagos, incluyendo la limitación o cancelación de cuentas derivadas de dichos comportamientos.

El Cliente es responsable de:

- Proporcionar métodos de pago válidos

- Mantener fondos suficientes

- Evitar múltiples intentos fallidos de pago

Asimismo, Polarix CRM LLC no garantiza la ejecución continua de recargas automáticas de Wallet o suscripciones en caso de fallos en el procesamiento de pagos.

19. SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN

Polarix CRM LLC ofrece, además de su plataforma SaaS, servicios de implementación, configuración y acompañamiento estratégico bajo el framework Polarix SCALE System™.

Estos servicios de implementación son independientes de la suscripción mensual a la plataforma y se contratan por separado mediante propuesta comercial aceptada por el Cliente.

El alcance, entregables y duración de cada servicio de implementación quedan definidos en la propuesta correspondiente aceptada por el Cliente al momento del pago.

19.1 COSTOS INDEPENDIENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

El Cliente reconoce que el servicio de implementación no incluye el costo del plan mensual de Polarix CRM, ni los costos asociados al uso de WhatsApp QR, WhatsApp Business API, créditos de Wallet, ni ningún otro servicio de terceros requerido para la operación de la plataforma.

Dichos costos son independientes, se facturan por separado y están sujetos a los planes vigentes publicados en polarixcrm.com.

19.2 COMPROMISOS DEL CLIENTE DURANTE LA IMPLEMENTACIÓN

Para garantizar el correcto desarrollo del servicio de implementación, el Cliente se compromete a:

Designar un responsable interno que coordine con el equipo de Polarix CRM.

Asistir a las sesiones de capacitación y seguimiento acordadas.

Proveer acceso oportuno a la información, bases de datos y canales necesarios para la configuración.

Completar las tareas asignadas dentro de los plazos establecidos.

El incumplimiento de estos compromisos por parte del Cliente podrá afectar los tiempos de entrega sin que ello constituya responsabilidad de Polarix CRM LLC.

19.3 POLÍTICA DE REEMBOLSO EN SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN

Los servicios de implementación son no reembolsables una vez iniciada la ejecución del proyecto. El Cliente reconoce que al confirmar el pago, acepta esta condición de forma expresa.

En caso de que el Cliente decida no continuar con el proyecto una vez iniciado, Polarix CRM LLC no estará obligado a reembolsar los montos pagados por el servicio de implementación.

19.4 PLAZOS DE IMPLEMENTACIÓN Y CAUSAS DE EXTENSIÓN

El plazo de implementación acordado comenzará a correr a partir de la fecha de inicio confirmada por Polarix CRM LLC mediante comunicación escrita al Cliente.

Dicho plazo se desarrollará de forma continua, sujeto al cumplimiento conjunto de las partes. Sin embargo, el plazo podrá pausarse o extenderse automáticamente en los siguientes casos, sin que ello constituya incumplimiento por parte de Polarix CRM LLC:

- Inasistencia del Cliente o su equipo a sesiones de trabajo, capacitación o seguimiento previamente agendadas.

- Falta de entrega oportuna de información, accesos, bases de datos, credenciales o materiales necesarios para la configuración.

- Demoras en la toma de decisiones internas del Cliente que bloqueen el avance del proyecto.

- Ausencias prolongadas del Cliente o responsable designado por más de 3 días hábiles consecutivos sin previo aviso.

- Fuerza mayor o causas externas fuera del control de ambas partes.

En estos casos, Polarix CRM LLC notificará al Cliente por escrito la pausa del plazo, indicando la causa y la fecha estimada de reanudación. El plazo se reanudará una vez el Cliente haya resuelto la situación que generó la pausa.

Los días de pausa acumulados se sumarán al plazo original, extendiendo proporcionalmente la fecha de entrega final.

Polarix CRM LLC no será responsable por retrasos en la implementación atribuibles directa o indirectamente al Cliente.